L'événement du 2 décembre, la suite

Ça bouge!

Depuis les derniers jours il y a eu du mouvement! Pour l'événement du 2 décembre, nous avons confirmé la salle et avons eu une rencontre d'équipe pour déterminer le titre de l'événement et le slogan, avec quel organisme nous allons nous associer, les détails de la logistique et une mise à jour général pour toutes et les étapes suivantes.

Le plus grand défi (et surtout le secret de la réussite) pour l'organisation d'un événement, c'est d'avoir une bonne communication avec ses collègues. Tout le monde a une façon de communiquer qui n'est pas toujours celle avec laquelle nous sommes habitué. Il faut parfois s'ajuster au tempérament des autres pour ainsi avoir une meilleur synergie. Le contraire peut parfois créer des flammèches. Tout le monde veut partager ses idées et émettre des commentaires et intervenir. L'important est de le faire de la bonne façon.

Tel que mentionné dans un billet précédent, nous avons rendez vous ce soir avec la propriétaire de la Porte Rouge pour la signature du contrat.

Avant de signer, il est important de poser toutes les questions entourant les détails de l'événement. Le contrat est la preuve de l'entente entre les deux partis. Il ne faut pas hésiter à demander des informations supplémentaires, posez les questions sur l'endroit, leurs fournisseurs d'alcool (pour une possible commandite), les règles de l'établissement, la sécurité pour la soirée, les assurances, les détails des services inclus, etc. et s'assurer que tous ces détails se retrouvent sur le contrat. On est jamais trop prudent!

Il faut arriver préparer à la rencontre, munis de crayon et papier pour prendre des notes et d'un appareil photo pour prendre les photos de l'endroit. C'est une rencontre d'affaire, il faut être à l'heure! Il faut faire bonne impression puisqu'il s'agit de la première rencontre suite aux échanges de courriels et d'appels téléphoniques.

Nous avons déjà deux possibilités de commandites: le décor et le traiteur. Puisque nous voulons remettre la majorité des montants amassés durant la soirée, notre stratégie est de solliciter un grand nombre de compagnies  et maximiser les commandites. Un défi de taille pour un événement qui a lieu dans le temps des fêtes, une période où tous sont sollicité par une foule d'organismes. L'équipe de la publicité aura donc un rôle crucial pour maximiser la visibilité de notre événement. Les journaux locaux et les médias interactifs deumeurent les meilleurs outils de publicité pour notre événement.

Alors marquez cette date à votre agenda, le 2 décembre, c'est un événement à ne pas manquer!

Mylène