Flocons d'espoir, 5 @ 7 le 2 décembre à ne pas manquer!

Flocons d'espoir, c'est le nom de notre événement du 2 décembre. Tel que mentionné dans les billets précédents, nous sommes une vingtaine d'étudiants du Collège LaSalle qui s'affairent à trouver des commanditaires et faire de cet événement un succès. Nous nous sommes associés à l'organisme Jeunesse au Soleil.

La mission de Jeunesse au Soleil est de "fournir un service des plus personnalisé et implanter de nouveaux programmes visant à améliorer la situation actuelle de notre clientèle par le biais de l'éducation, la conscientisation et de l'assistance matérielle."

Le site web de Jeunesse au Soleil : http://www.sunyouthorg.com/

Notre mission pour la soirée sera donc d'amasser des fonds, denrées non périssables et des jouets pour venir en aide à cet organisme à but non lucratif.

Tout au long du processus d'organisation, le grand défi est de trouver du financement et des commanditaires. C'est un grand défi mais  réalisable. Grâce aux efforts de tous mes collègues de classe, nous avons déjà plusieurs commanditaires en argent, un traiteur qui nous offre des denrées, une commandite pour les décors et plein de cadeaux à faire tirer durant la soirée.

 Bref, l'événement avance. Nous sommes toujours à la recherche d'un traiteur qui pourrait nous offrir ses services et  1440 bouchées en commandite. C'est le plus grand défi, mais je reste confiante que nous allons trouver. Je profite du web pour lancer un appel à tous. Si vous connaissez quelqu'un qui vient de lancer son entreprise de service traiteur et qui a besoin de visibilité, Flocons d'espoir est une belle opportunité. La personne peut me contacter sur Facebook.



En terminant, le secret d'un événement réussi, c'est d'en parler! Je vous invite donc à joindre notre page Facebook officielle et d'en parler à vos parents et amis.

http://www.facebook.com/#!/Floconsdespoir

L'événement se tiendra à la Porte Rouge (1834 Mont-Royal est) à 17h le 2 décembre. Les billets seront en vente sous peu au coût de 15$. C'est une soirée pour joindre l'utile à l'agréable. Apéro, bouchées, cadeaux et surprises vous y attendent en échange d'un petit don de générosité de votre part.


Au plaisir de vous  voir en grand nombre!


Mylène

Deux rencontres inspirantes

Dans le cadre de notre cours, nous avons eu la chance de rencontrer Marie-Annick Boisvert et Camille DG. Ce soir là, mon mode "éponge" était à "on" pour absorber tous les trucs et les astuces dont elles nous faisaient part.

L'une est la pionnière dans l'événementiel à Montréal et l'autre est une spécialiste des communications et des médias sociaux. Marie-Annick a partagé avec nous ses expériences professionnelles et nous a expliqué comment elle en est arrivé là. Quant à Camille DG, est la spécialiste des réseaux sociaux en plus d'être journaliste et blogueuse. C'est LA fille que tu veux dans ton équipe pour que l'on parle de ton événement ...PARTOUT!



Marianik et Camille DG



C'était tellement inspirant et encourageant de voir qu'il y avait de l'avenir et de "la job" dans ce domaine  qui me passionne tant et qui reste encore inconnu par beaucoup de gens. J'ai compris que dans le milieu, les études sont plus ou moins essentielles et qu'il faut avoir la "drive", l'ambition et la volonté de réussir. Je suis certaine d'avoir tous ces qualificatifs et surtout une grande gueule et du leadership donc ça devrait bien aller. Et même si les études ne sont pas essentielles, je suis contente d'avoir pris mon cours qui m'aura donné au moins quelques compétences.

 Je remarque que pour la plupart des organisateurs d'événements, c'est toute la même histoire: "je savais que j'aimais organiser des événements, mais je ne savais pas qu'on pouvait en faire un métier!" C'est l'histoire de ma vie! Dix ans avant de connaître ce fabuleux domaine! Je n'ai par contre aucun regret. À ce jour, tous les chemins que j'ai pris me serviront dans ma future carrière, je me dis donc que je devais tôt ou tard passer par là!

Je vous invite à visiter les sites web de Marie-Annick et de Camille pour en connaitre d'avantage sur ces deux femmes inspirantes !

Marianik: http://www.marianik.com/

Camille DG: http://camilledg.wordpress.com/

Mylène

Cupcakes, cocktails et rose,beaucoup de rose!

Dimanche dernier, j'ai eu le plaisir d'assister à mon premier "bridal salon", La Vie en Pink.

http://www.thecleverbride.net/la-vie-en-pink

Une salle envahie par un décor rose (avec goût), dégustation de cupcakes, gâteau de mariage, cocktails, mousseux et bouchées des traiteurs les plus renommés en ville. Quelle beau dimanche après midi qui s'annonçait pourtant moche et pluvieux.

La salle dans laquelle on retrouvait tous les fournisseurs

Cet événement, qui avait lieu à La Plaza Volare s'adressait au public dont majoritairement futures mariées, parents et amis. Pour moi, c'était une belle occasion de commencer à bâtir mon réseau, rencontrer les planificateurs d'événements, les questionner sur leur parcours professionnel, connaître les tendances dans la planification du mariage et surtout m'inspirer pour mes futurs événements. Le secret dans l'événementiel, c'est de miser sur la simplicité et sur les éléments originaux et uniques. Et surtout, de CONSTAMMENT s'inspirer, se garder au parfum et assister à un maximum d'événement. C'est la meilleure école pour savoir quoi faire et surtout quoi ne pas faire dans un événement. Je suis en mode "éponge" actuellement et j'assimile tout ce que je vois, ce que j'entends et les conseils qu'on me donne pour être à la hauteur dans ma future carrière.

Tous les fournisseurs étaient présents dimanche dernier pour la même raison: faire connaître leurs services et leurs produits. On pouvait également assister à un défilé de robes de mariées.

Mon moment "coup de coeur" fût la dégustation des gâteaux, des bouchées et des cocktails. Le paradis sur terre! La mode est aux cupcakes et les entrepreneurs l'ont compris! Des compagnies de cupcakes, il y en a! 

Bref, ce fût un événement riche en couleurs, en saveurs et en fournisseurs. Très agréable!

Mylène

L'événement du 2 décembre, la suite

Ça bouge!

Depuis les derniers jours il y a eu du mouvement! Pour l'événement du 2 décembre, nous avons confirmé la salle et avons eu une rencontre d'équipe pour déterminer le titre de l'événement et le slogan, avec quel organisme nous allons nous associer, les détails de la logistique et une mise à jour général pour toutes et les étapes suivantes.

Le plus grand défi (et surtout le secret de la réussite) pour l'organisation d'un événement, c'est d'avoir une bonne communication avec ses collègues. Tout le monde a une façon de communiquer qui n'est pas toujours celle avec laquelle nous sommes habitué. Il faut parfois s'ajuster au tempérament des autres pour ainsi avoir une meilleur synergie. Le contraire peut parfois créer des flammèches. Tout le monde veut partager ses idées et émettre des commentaires et intervenir. L'important est de le faire de la bonne façon.

Tel que mentionné dans un billet précédent, nous avons rendez vous ce soir avec la propriétaire de la Porte Rouge pour la signature du contrat.

Avant de signer, il est important de poser toutes les questions entourant les détails de l'événement. Le contrat est la preuve de l'entente entre les deux partis. Il ne faut pas hésiter à demander des informations supplémentaires, posez les questions sur l'endroit, leurs fournisseurs d'alcool (pour une possible commandite), les règles de l'établissement, la sécurité pour la soirée, les assurances, les détails des services inclus, etc. et s'assurer que tous ces détails se retrouvent sur le contrat. On est jamais trop prudent!

Il faut arriver préparer à la rencontre, munis de crayon et papier pour prendre des notes et d'un appareil photo pour prendre les photos de l'endroit. C'est une rencontre d'affaire, il faut être à l'heure! Il faut faire bonne impression puisqu'il s'agit de la première rencontre suite aux échanges de courriels et d'appels téléphoniques.

Nous avons déjà deux possibilités de commandites: le décor et le traiteur. Puisque nous voulons remettre la majorité des montants amassés durant la soirée, notre stratégie est de solliciter un grand nombre de compagnies  et maximiser les commandites. Un défi de taille pour un événement qui a lieu dans le temps des fêtes, une période où tous sont sollicité par une foule d'organismes. L'équipe de la publicité aura donc un rôle crucial pour maximiser la visibilité de notre événement. Les journaux locaux et les médias interactifs deumeurent les meilleurs outils de publicité pour notre événement.

Alors marquez cette date à votre agenda, le 2 décembre, c'est un événement à ne pas manquer!

Mylène

Mes coups de coeur pour l'automne

Malgré le froid, les journées grises et pluvieuses, la saison automnale demeure le meilleur moment dans l'année pour rester au chaud, cuisiner et recevoir les gens à la maison. C'est le moment de sortir son tablier et de laisser mijoter de succulents plats réconfortants. C'est la saison des légumes de terre et des pommes. C'est le temps où les paysages extérieurs sont des plus colorés.

C'est durant ce temps de l'année que je m'amuse à recevoir des convives à la maison et créer des soirées thématiques (Action de Grâce, Halloween, etc.). Les possibilités sont infinies.

J'adore l'automne!

Mont St-Bruno, Octobre 2010

Mont St-Bruno, Octobre 2010

Au niveau de l'événementiel, beaucoup de mariages sont organisés à l'automne, entre autre pour éviter les chaleurs insupportables de l'été.  Du côté du menu de l'événement (mariage ou autre), les ingrédients organiques ont la cote. C'est le retour à la simplicité, aux plats réconfortants qui mettent en valeur les ingrédients saisonniers.

http://thefreewedding.com/articles/2010-fall-wedding-catering-trends.html

Il est aussi amusant et créatif d'incorporer la nourriture dans la décoration de la table et du repas. Les possibilités sont infinies et tellement intéressantes visuellement. On peut également y incorporer plusieurs éléments de la nature qui renforceront l'élément champêtre et chaleureux de l'événement.

http://www.bhg.com/decorating/seasonal/autumn/fabulous-fall-centerpieces/?page=2

Bonne inspiration!

Mylène

New York New York!

Troisième et dernière session dit session des stages. C'est plutôt un défi de trouver 120 heures de stage lorsque l'on travaille à temps plein du lundi au vendredi et que l'on a de l'école en soirée. Malgré tout, j'ai réussi à trouver toutes les heures nécessaires pour acquérir de l'expérience dans le domaine.

Mon plus gros "bloc d'heures" consiste à l'organisation d'un voyage à New York qui aura lieu du 3 au 6 mars 2011. J'ai eu la chance d'être approché par 2 enseignantes qui m'ont offertes le poste de coordinatrice pour la planification du voyage. Lili et Josée seront d'excellentes guides pour cette expérience d'apprentissage. Nous avons eu une première rencontre et j'étais ravie de les connaître sous un autre angle, soit celui de collègue plutôt que celui d'enseignante et j'étais contente de voir que nous avions une bonne chimie! C'est important lorsque l'on collabore professionnellement. Autre point positif à cette expérience: New York. J'y suis allée une fois il y a 3 ans et j'ai très hâte de revivre l'expérience.

Plusieurs tâches m'ont été assigné, la première de trouver un "super deal" pour nos étudiants. Tout un défi!

À ce jour, j'ai contacter environ 10 agences de voyage et elles m'ont toutes offertes un tarif trop élevé. Je garde espoir que nous sommes sur la bonne voie et que l'on devrait dénicher une bonne offre sous peu.

Pour garder contact avec les étudiants participants au voyage, nous avons créée une page Facebook avec des photos des anciens voyages ainsi que le descriptif sur le voyage de mars 2011.

http://www.facebook.com/pages/Voyage-New-York-mars-2011-New-York-trip-March-2011/154203267935562?v=photos&ref=ts#!/photos.php?id=154203267935562

Même si le voyage a seulement lieu en mars, beaucoup reste à faire, je devrai donc m'assurer de trouver un bon tarif d'ici les prochains jours pour "enclencher" la roue des autres étapes.

Une étudiante dans Time Square, lors d'un voyage précédent

À suivre...

Mylène

Troisième et dernière session

Nous y sommes! Enfin! La dernière session bien entamée, beaucoup de projets sont commencés. En plus des nombreux travaux d'école, nous avons un autre événement à organiser. Un autre défi d'envergure c'est-à-dire organiser un cocktail dînatoire, qui aura lieu le 2 décembre. Nous avons décidé de profité du temps des fêtes pour s'associer avec un organisme qui donne aux plus démunis. Nous réalisons que le temps de Noël est plus difficile pour certains, nous avons donc décidé de joindre l'utile à l'agréable. L'organisme reste à déterminer.

Après plusieurs discussions, nous avons former les équipes (logistique & budget, relations publiques &  communication interactive, publicité & vente et commandite & promotion) et avons répartit les tâches.

Notre équipe à comme mandat de trouver le thème visuel de l'événement, le nom et de maximiser la vente des billets. Au total, nous aurons 180 billets à vendre. Nous avons établit une thématique hivernale, de type cocktail givré et hiver fantaisie. Nous avons en tête des teintes de bleu, noire, argent, blanc, violet et des objets givrés, argent et brillants. Nous voulons offrir à nos invités une expérience mémorable dans un décor enchanteur.  Voici quelques images d'inspiration.

Avant tout, dans la planification d'un événement, il faut déterminer où aura lieu l'événement. Nous avons fais plusieurs recherches et nous avons arrêté notre choix sur La Porte Rouge, situé au 1834 Mont-Royal. Endroit de prédilection pour les 5 @ 7 réussis à Montréal, nous sommes confiants de notre partenariat avec la propriétaire de l'endroit qui s'est montré très ouverte d'esprit à nos idées et très coopérative.

La Porte Rouge

Pour l'instant, nous en sommes à ces étapes. Nous avons rendez vous, mardi prochain, avec la propriétaire de La Porte Rouge pour la signature du contrat  et toutes les équipes continues de collaborer pour s'assurer d'un événement réussit. À suivre...

Mylène

Rachel prend vie !

L'événement Rachel prend vie!, organisé la session passée fût pour moi une première expérience de planification d'événement. J'avais déjà planifié quelques événements dans le domaine du   "nightlife" à temps perdu, mais Rachel prend vie! consistait une première expérience avec un client, qui nous confiait un mandat précis. C'est avec la collaboration de mes collègues de classe que nous avons, en 3 mois seulement, organiser un cocktail dînatoire comptant plus de 300 invités, le tout pour le lancement d'un vidéo-clip.

Le cocktail qui a eu lieu au Suco Lounge

Le DJ de la soirée

Malgré la contrainte de temps, la contrainte de budget et le fait que nous devions coordonner les idées, les horaires changeants et les tempéraments des 40 élèves du cours, l'événement fût un succès! C'est à ce moment que j'ai compris que pour réussir dans ce domaine, il fallait prévoir l'imprévu, il fallait avoir beaucoup de discipline et respecter les échéanciers en tout temps. L'organisation de cet événement fût tout un défi et a demandé beaucoup de logistique puisque nous devions coordonner non seulement la soirée mais également le casting pour les figurants dans le clip, le tournage du clip, l'idée maîtresse ainsi que tous les autres détails importants. J'ai adoré l'expérience et cela à une fois de plus, confirmé que j'étais définitivement dans mon domaine professionnel de rêve!

Voici le lien pour visualiser le fabuleux vidéo-clip mode! Notre client était dynamite.

http://www.youtube.com/user/ReRiC#p/search/0/VHCxzpYXVbQ

Bref, ce fût une expérience d'apprentissage et enrichissante. Nous avons pu profiter de l'expertise et des bons conseils de notre enseignant Andrew Mc Nally.

Voici quelques photos souvenirs de l'événement.

Mylène


3 organisatrices



Les mannequins du vidéo-clip

Tous les organisateurs